Request for Proposal: Terms of Reference for Senior Security Advisor (SSA) in Somalia

1. عن AECF

صندوق تحدي المشاريع الأفريقي هو منظمة تنموية رائدة غير ربحية تدعم المشاريع المبتكرة في قطاعي الأعمال التجارية الزراعية والطاقة المتجددة بهدف الحد من الفقر في المناطق الريفية وتعزيز قدرة المجتمعات المحلية على التكيف مع المناخ وخلق فرص عمل.

نحن نعمل على تحفيز القطاع الخاص من خلال طرح وتسويق أفكار ونماذج أعمال وتكنولوجيات جديدة مصممة لزيادة الإنتاجية الزراعية، وتحسين دخل المزارعين، وتوسيع نطاق الوصول إلى الطاقة النظيفة، والحد من انبعاثات غازات الاحتباس الحراري، وتحسين القدرة على التكيف مع آثار تغير المناخ. نحن نمول الشركات ذات المخاطر العالية التي تكافح من أجل الحصول على التمويل التجاري؛ ونحن ملتزمون بالعمل في الأسواق المبتدئة والسياقات الهشة والاقتصادات عالية المخاطر حيث لا يجرؤ على الذهاب إلى هناك سوى عدد قليل من مؤسسات التمويل السائدة.

وقد دعمنا حتى الآن أكثر من 510 شركة في 26 بلداً في أفريقيا جنوب الصحراء الكبرى، وأثرنا على حياة أكثر من 33 مليون شخص وخلقنا أكثر من 35,000 فرصة عمل مباشرة. ويقع المقر الرئيسي للمنتدى في كينيا ولديه مكاتب في كوت ديفوار وتنزانيا ونيجيريا وجنوب السودان وبنين والصومال.

2. نبذة عن برنامج FIG

بتمويل من الاتحاد الأوروبي، تعتبر مجموعة المستثمرين الأجانب أحد مكونات برنامج التنمية المحلية والاقتصادية الشاملة الذي يهدف إلى تنشيط وتوسيع الاقتصاد المحلي مع التركيز على تعزيز سبل العيش وخلق فرص العمل والنمو الشامل واسع النطاق للنساء والشباب والمنتجين الصوماليين من خلال

• Designing and offering appropriate and sustainable financial products and services to clients through its partner Financial Institutions (FI) and ensuring targeted clients are growing and becoming more bankable.
• تحفيز الزيادة المستدامة في الإقراض للفاعلين الاقتصاديين في الصومال، لا سيما الشباب والنساء والمنتجين.
• بناء قدرة المؤسسات المالية الشريكة على توفير الخدمات المالية المناسبة بشكل متزايد لنطاق أوسع من العملاء الذين يعيشون في المراكز الحضرية والمناطق الريفية واللامركزية في الصومال.
• بناء قدرة العملاء النهائيين المستهدفين على استخدام التمويل بشكل مربح لنمو الأعمال.

3. About the Role

The Senior Security Advisor (SSA) is responsible for ensuring the safety and security of the national staff, setting up and continuously implementing safety and security protocols to ensure a high level of safety and well-being for the AECF Somalia team. The SSA will maintain a high level of contextual awareness of the security situation in Somalia and coordinate closely with the Programme team at the field level and the HO risk team. The SSA will promote a strong safety and security culture through continuous training for all field-based staff and collaborative security assessments.

The SSA will report directly to the FIG Programme Manager.

4. Scope of Work and Key Responsibilities

a) Security Risk Management and Analysis

• Conduct regular country-level and field-specific security and risk assessments to identify safety and security needs and risks.
• Monitor the evolving security landscape, including threats, incidents, and developments that may negatively affect staff or operations.
• Analyze relevant data, intelligence reports, and field-level information to identify emerging trends, risks, and mitigation strategies.
• Assess security risks and considerations for staff traveling to various programme sites within Somalia.

b) Security Communication and Advisory

• Provide timely, accurate, and context-specific security updates to national staff via multiple channels (e.g., WhatsApp, text messages, emails, in-person briefings).
• Maintain an active communication and feedback loop with national staff to address concerns, gather field intelligence, and meet information needs.
• Ensure that all updates include clear guidance on relevant security protocols, travel restrictions, and emergency procedures.
• Provide pre-travel country security briefings and context updates to headquarters (HO) staff or external personnel visiting Somalia.
• Offer pre-departure and on-site security briefings to field staff prior to site visits, including recommended safety protocols and emergency response procedures.

c) Operational Security Support

• Coordinate with local authorities and vetted security providers to ensure appropriate arrangements are in place for staff movement and site visits.
• Accompany staff on field visits, if necessary, to provide direct security oversight and support.
• Track staff movement and conduct regular check-ins, ensuring that all field visits are documented and monitored.
• Liaise with the hosting agency’s security team to ensure that security standards are upheld and reflected in all office and property procedures.

d) Liaison and Stakeholder Engagement

• Build and maintain productive relationships with local authorities, UN agencies, NGOs, community leaders, and other actors to gain timely security information and ensure access.
• Participate in inter-agency and sectoral security coordination meetings where appropriate.
• Maintain up-to-date security contact lists for all relevant stakeholders and support staff in accessing them when needed.

e) Training and Capacity Building

• Provide regular security awareness and preparedness training to all staff.
• Support capacity building of in-country security focal points and other staff as needed.
• Facilitate drills or simulations related to emergency preparedness (e.g., evacuation, hibernation, relocation).

f) Reporting and Compliance

• Provide timely incident reports and post-incident assessments.
• Update the Security Risk Management Plans (SRMP), standard operating procedures (SOPs), and crisis management protocols.
• Ensure compliance with internal security policies as well as donor and host country requirements.

5. المنجزات

a) Monthly Security Risk Reports

• Comprehensive updates on the national and field-level security situation, including threat assessments, incident trends, and mitigation recommendations.
• Security Risk Assessments and SRMPs
• Updated Security Risk Management Plans (SRMPs) and area-specific risk assessments for all operational regions, including movement protocols and risk mitigation measures.

b) Weekly Field Security Updates

• Timely, accessible security advisories for national and field staff, distributed via appropriate communication channels (WhatsApp, SMS, email, in-person briefings).

c) Head Office Visitor Briefing Packages

• Security briefing documents and pre-travel advisories for visiting headquarters or external personnel, tailored to the Somalia context.

d) Pre-Travel Briefings and Site Visit Support

• Written or verbal security briefings for staff traveling to field sites, including risk assessments, safety protocols, and check-in/check-out procedures.

e) Training Sessions and Drill Reports

• At least two staff training sessions on personal security, emergency response, and field safety protocols, with participant attendance records and training materials.
• Reports from any scenario-based drills (e.g., evacuation or hibernation exercises) conducted during the contract period.

f) Incident and Post-Incident Reports

• Timely documentation and analysis of security incidents involving staff or operations, including response actions and lessons learned.

g) Stakeholder Contact List and Coordination Log

• Up-to-date contact list of relevant security actors, local authorities, and support networks, with a coordination log outlining engagements.

h) Staff Movement Logs and Field Visit Reports

• Consolidated records of staff movement tracking, check-ins, and summaries of accompanied site visits, where applicable.

i) Office Security Review and Recommendations

• Assessment report of the security arrangements at offices and facilities, including recommendations for improvements in collaboration with the hosting agency.

6. Required Qualifications and Experience

a) Essential

• Minimum of 7 years’ experience in security risk management, preferably in conflict-affected and fragile environments.
• Prior experience working in Somalia or similar high-risk contexts.
• Strong understanding of local dynamics and geopolitical context in Somalia.
• Proven experience in developing and implementing security frameworks and protocols.
• Demonstrated ability to work independently and under pressure.
• Background educational training in Security Studies or a related field.

b) Desirable

• Prior work experience with international NGOs, UN agencies, or diplomatic missions.
• Excellent relations with law enforcement agencies in Somalia, UN and INGO security teams.
• Familiarity with donor-funded organizations access, acceptance strategies, and community engagement.
• Crisis management training or certifications (e.g., HEAT, Hostile Environment Awareness Training).

c) Skills and Competencies

• Strong analytical and risk assessment skills.
• Excellent communication, facilitation, and negotiation skills.
• Ability to build trust and influence diverse stakeholders.
• Proficient in security technology and communication systems.
• Fluent in English; Somali language skills being mandatory.
• Experience in managing incidents, incident mapping, and developing and producing high-quality security reports and assessments.

7. Duration

The assignment is expected to be completed in December 2025 from the commencement date.

8. إعداد التقارير

The consultancy firm will report to AECF, the FIG programme manager.

9. التسعير

تلتزم السلطات الضريبية الكينية باحتجاز الضرائب على رسوم عقود الخدمات وكذلك ضمان فرض ضريبة القيمة المضافة عند الاقتضاء. ويُنصح مقدمو الطلبات بالتأكد من أن لديهم فهم واضح لموقفهم الضريبي فيما يتعلق بأحكام التشريعات الضريبية الكينية عند وضع مقترحاتهم.

10. تقديم المقترحات

Interested firms are invited to submit:

مقترح تقني، بحد أقصى 10 صفحات (باستثناء المرفقات)

• فهم المتطلبات الاستشارية.
• منهجية وخطة عمل لتنفيذ المهمة مدعومة بإثبات القيمة مقابل المال
• قائمة مرجعية مفصلة توضح نطاق وحجم المهام المماثلة.
• Relevant services undertaken in the last five (5) years.
• Registration and other relevant statutory documents
• Detailed Resumé
• All documents related to the technical proposal must be compiled into a single PDF file, organized with a clear Table of Contents

A financial proposal

• Clearly showing the proposed days and the proposed professional fee (daily rate and total amount per month/day). The financial proposal shall also include an indication of reimbursables (travel, communication etc.). Currency to be in USD.

N/B: TECHNICAL AND FINANCIAL PROPOSALS BE SUBMITTED SEPARATELY. COMBINING THE FINANCIAL AND TECHNICAL DOCUMENT AS ONE DOCUMENT WILL AUTOMATICALLY DISQUALIFY THE APPLICANT.

11. معايير التقييم

MANDATORY EVALUATION CRITERIA

Mandatory Requirements for independent consultants: –

1. Passport/National Identification & CVs of the lead consultant and key personnel (Applicable to independent consultants)
2. Must be a Somali National.
3. Technical proposal as a response to the TOR. All documents related to the technical proposal must be compiled into a single PDF file, organized with a clear Table of Contents & paginated in sequential order.
4. Financial proposal as a response to the TOR.
5. Past similar experience with reference letters.

Mandatory Requirements for companies: –

1. الملف الشخصي للشركة.
2. Trading license, Certificate of incorporation, Certificate of Registration, and other statutory documents.
3. Must be registered in Somalia as a Security service provider company and must have been in operation for the last 5 years.
4. شهادة امتثال ضريبي سارية المفعول (تنطبق على الشركات).
5. Technical proposal as a response to the TOR. All documents related to the technical proposal must be compiled into a single PDF file, organized with a clear Table of Contents & paginated in sequential order.
6. Financial proposal as a response to the TOR.
7. CVs of the team members.
8. Past similar experience with reference letters.

ن/ب: سيؤدي عدم إرفاق المتطلبات المذكورة أعلاه والالتزام بها إلى الاستبعاد التلقائي

سيتم تشكيل لجنة تقييم من قبل المؤسسة وقد تضم موظفين من الشركات التي سيتم دعمها. ويلتزم جميع الأعضاء بنفس معايير السرية. وينبغي على الاستشاري أن يتأكد من استجابته الكاملة لجميع المعايير التي سيتم تقييمها بشكل شامل.

يجوز للجنة الاستشارية أن تطلب وتتلقى توضيحات من أي استشاري عند تقييم المقترح. ويجوز للجنة التقييم دعوة بعض أو جميع الاستشاريين للمثول أمام اللجنة لتوضيح مقترحاتهم. وفي هذه الحالة، يجوز للجنة التقييم النظر في هذه التوضيحات عند تقييم العروض.

عند تحديد الاختيار النهائي لمقدم العطاء المؤهل ، سيتم إعطاء الجودة الفنية للعرض وزنا بنسبة 70٪ بناء على معايير التقييم. سيتم فتح العرض المالي فقط لمقدمي العطاءات المؤهلين تقنيا. سيتم تخصيص ترجيح للمقترح المالي بنسبة 30٪ وسيتم ترتيب المقترحات من حيث إجمالي النقاط المسجلة.

المعايير الإلزامية والمستحبة التي سيتم تقييم المقترحات على أساسها محددة في الجدول أدناه.

12. التطبيق

The AECF is an Equal Opportunity Employer. The AECF considers all interested candidates based on merit without regard to race, gender, color, national origin, religion, age, marital status, veteran status, disability, or any other characteristic protected by applicable law.

• Interested firms & Independent consultants are requested to submit their technical and financial proposal to aecfprocurement@aecfafrica.org by 1^st July 2025, 5 pm EAT
• All questions or clarifications should be directed to the procurement email by 23^rd June 2025, 5pm EAT.
• The subject of the email should be ‘’TERMS OF REFERENCE (TOR) FOR SENIOR SECURITY ADVISOR (SSA) IN SOMALIA”. The AECF shall not be liable for not opening proposals that are submitted with a different subject or responding to questions that did not meet the deadline as indicated.

13. إخلاء المسؤولية

تحتفظ المؤسسة بالحق في تحديد هيكل العملية، وعدد المشاركين في القائمة القصيرة، والحق في الانسحاب من عملية تقديم العروض، والحق في تغيير هذا الجدول الزمني في أي وقت دون إشعار، كما تحتفظ بحقها في سحب هذه المناقصة في أي وقت، دون إشعار مسبق ودون مسؤولية تعويض و/أو تعويض أي طرف.

ملاحظة: لا تتقاضى المؤسسة رسوم طلب للمشاركة في عملية المناقصة ولم تعين وكلاء أو وسطاء لتسهيل تقديم الطلبات. يُنصح مقدمو الطلبات بالاتصال بقسم المشتريات في المؤسسة مباشرة.